Julie, de l’agence ACTO MEDICAL SERVICES Clermont-Ferrand, recrute un(e) Assistant(e) de Direction H/F pour le siège social d'une association dans le secteur de la santé, situé à Chamalières, dans le cadre d’un remplacement.
Au sein de la Direction Générale, vous occupez une fonction stratégique et de confiance, en lien direct avec la Direction Générale et la Présidence de l’Association. Votre rôle est essentiel pour assurer la fluidité de l’organisation, la préparation des instances de gouvernance et le suivi des dossiers institutionnels.
Missions
À ce titre, vos principales missions seront :
- Assister la Direction Générale et la Présidence dans leur organisation quotidienne : gestion d’agendas complexes, rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Organiser les priorités, assurer le filtrage des sollicitations et préparer les dossiers nécessaires aux différents rendez-vous ;
- Gérer les parapheurs, circuits de validation et suivi des signatures ;
- Organiser les différentes instances de gouvernance : Conseil d’administration, Bureau, Assemblée générale et réunions institutionnelles ;
- Préparer les convocations, ordres du jour et dossiers associés, puis en assurer la diffusion ;
- Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus et synthèses et assurer le suivi des décisions prises ;
- Rédiger et mettre en forme des courriers institutionnels, notes de service, rapports et présentations PowerPoint ;
- Organiser l’archivage physique et numérique et garantir la traçabilité et la confidentialité des documents institutionnels ;
- Assurer l’interface entre la Direction Générale, la Présidence, les directions fonctionnelles et territoriales, les administrateurs et les partenaires institutionnels ;
- Contribuer à une circulation fluide et fiable de l’information entre les différents interlocuteurs.